Ginini antipode se lance dans l’aventure ERP avec Fitnet Manager

Certaines entreprises se demandent encore l’utilité d’adopter un ERP alors qu’elles ont toujours fonctionné sans. Selon Arnaud Guiguet, associé du cabinet de conseil Ginini antipode, adopter un ERP est un levier efficace pour accompagner la croissance de son entreprise. Une entreprise qui grandit ne peut se contenter de systèmes bricolés pour gérer toutes ses données : pour gagner en temps et en efficacité, l’automatisation est un passage obligé…

Avec Fitnet Manager, Ginini antipode a trouvé une solution adaptée à ses besoins. Retour sur le défi que représente l’adoption d’un premier ERP à travers l’expérience du cabinet de conseil aux directions financières.

 

Adopter un ERP, pourquoi ?

Ginini antipode est un cabinet de conseil qui accompagne les Directions Financières dans leurs grands projets de transformation et dans leurs activités quotidiennes au sein de départements Controlling, Consolidation et Comptabilité. Présent à l’international avec 7 bureaux dans 5 pays, le groupe Ginini antipode connaît depuis plusieurs années une très forte croissance : entre 2015 et 2017, le bureau de Ginini antipode en France, qui compte aujourd’hui près de 120 consultants, a enregistré chaque année plus de 20% de croissance interne et une augmentation de ses volumes d’informations à traiter. Eux qui n’utilisaient pas d’ERP mais un outil de collecte des données interne, un peu bricolé, mélangeant des tableurs Excel et des pages web, ont senti qu’il était temps de franchir le pas.

En 2016, Arnaud Guiguet commence alors à élaborer un cahier des charges reprenant les objectifs de Ginini antipode dans l’implémentation d’une solution ERP. Leur besoin prioritaire est de pouvoir collecter efficacement les données auprès de leurs consultants (feuilles de temps, congés et notes de frais) et de pouvoir gérer la volumétrie d’informations. Dans un second temps, l’objectif serait d’améliorer les processus de planning et de facturation. Sur la base de ce cahier des charges, Arnaud Guiguet élabore une sélection d’éditeurs de solutions ERP, qu’il a trouvés sur Internet ou qu’on lui a recommandés, comme Fitnet Manager. Après quelques mois de réflexion, le choix final se porte sur Fitnet Manager, qui propose un outil ERP adapté à leurs besoins et à leur fonctionnement, à un prix très compétitif.

“Nous avons hésité jusqu’à la fin avec un autre outil”, explique Arnaud Guiguet. “Il offrait probablement plus de maturité, et un accompagnement plus structuré pour le déploiement, mais il était aussi 20% plus cher que Fitnet Manager et nous avions déjà les compétences métier en interne pour le déploiement. C’est le critère prix qui a finalement été décisif”.

 

Fitnet Manager, la solution adaptée aux besoins de Ginini antipode

Outre le prix compétitif de Fitnet Manager, ce qui a séduit Ginini antipode, c’est le côté innovant de l’outil et l’esprit « start-up » des équipes de l’éditeur. Solution en SaaS, Fitnet Manager permet de tout gérer en mode web, à distance, et sait anticiper et innover sur cette orientation. Par rapport à d’autres solutions plus traditionnelles et plus timides dans leur approche du SaaS, Fitnet Manager s’est imposé.

La mise en place d’un ERP n’est pas chose facile pour une jeune entreprise en croissance comme Ginini antipode. Les sources d’informations sont très éclatées, hétérogènes et peu structurées pour pouvoir reprendre l’historique des données, et la priorité des équipes internes va au développement commercial et à la réponse aux besoins des clients, ce qui laisse peu de temps pour se consacrer au déploiement d’un ERP. Le rôle de Fitnet Manager était de les accompagner dans cette transition, avec une flexibilité dans l’interaction appréciée par Arnaud Guiguet : 

“L’accompagnement était assez peu contraignant, très adaptatif et à l’écoute de nos besoins, ce qui nous convenait tout à fait puisque notre planning de déploiement a changé plusieurs fois compte-tenu des priorités de nos équipes internes.”.

 

La plateforme étant très ergonomique, les séances de formation se déroulent rapidement. Trois collaborateurs sont formés : ils font ensuite le pont avec les consultants, notamment à l’aide de documents internes adaptés à chaque type de public (le consultant qui doit seulement saisir ses informations, le consultant qui doit gérer un projet, l’assistante de direction qui doit émettre des factures, etc.). Résultat : dès 2017 l’équipe de consultants de Ginini antipode en France est autonome sur les sujets prioritaires (feuilles de temps, congés et notes de frais), puis à partir du 1^er janvier 2018 le cabinet a basculé la facturation de ses clients dans l’ERP. La prochaine étape : déployer la partie planning de Fitnet Manager, qui est un outil stratégique pour les cabinets de conseil et qui demande plus d’implication du management que la collecte des informations sur l’activité des consultants ou la facturation. Ginini antipode n’a toutefois pas abandonné l’utilisation d’Excel. 

 

“Abandonner Excel n’était pas une finalité de l’adoption d’un ERP”

 Au contraire, ils s’en servent en complément de Fitnet Manager, pour exporter des données agrégées sur la plateforme et en faire des analyses et des tableaux croisés, restitués sous forme de tableaux de bord de pilotage à destination des associés du groupe.

Si Arnaud Guiguet observe que la documentation proposée par Fitnet Manager n’est pas encore complètement mature, cela ne gêne pas leur entreprise pour qui l’outil répond à leurs objectifs principaux. Pour eux, l’objectif a été atteint.

“Fitnet a été vraiment précieux pour ce qui est transactionnel pour les collaborateurs, à savoir collecter les notes de frais, congés, feuilles de temps, et les gérer”

Il estime avoir divisé par 2 ou 3 le temps passé par l’encadrement sur le pilotage et le contrôle de la saisie de données chaque mois depuis le déploiement de Fitnet Manager !

Ginini antipode a trouvé avec Fitnet Manager un outil adapté à ses besoins : peu coûteuse, ergonomique et efficace, la solution en SaaS les a aidés à accompagner à leur croissance. Une collaboration réussie et prometteuse !