La recette secrète d’un déploiement ERP réussi

D’après les résultats de l’étude ERP Survey 2016 publiée par le cabinet CXP, 51% des entreprises ayant adopté un logiciel ERP ont déploré un retard dans le déploiement, parfois de plus d’un an ! Et pour 48% d’entre elles, le budget final s’est révélé bien plus élevé que prévu.  

Mais les éditeurs de solutions ne sont pas les seuls fautifs, et de tels dérives sont souvent dues à un manque de préparation de la part des entreprises. De fait, les dés sont parfois jetés avant même que le déploiement n’ai débuté: trop d’entreprises se lancent bille en tête dans l’aventure ERP sans mesurer l’ampleur du chantier, si bien qu’à la première accroche, c’est tout le projet qui s’effiloche.

Mais ces retards ne sont pas une fatalité. Les 5 conseils clés suivants doivent absolument être appliqués pour mettre toutes les chances de son côté de mener un déploiement serein :

 

 

1 – Définissez !

Ce travail doit intervenir dès la phase de sélection de l’ERP. Des dizaines de solutions existent sur le marché, mieux vaut donc avoir une idée claire de ses ressources internes et des besoins à combler pour trouver un logiciel adapté.

Cette étape préliminaire de définition du besoin vous sera également fort utile  pour transmettre un cahier des charges précis à votre éditeur, une fois celui-ci sélectionné. Naturellement, les solutions pré-configurées sont de plus en plus nombreuses sur le marché et simplifient considérablement le travail d’activation fonctionnel pour les intégrateurs comme pour les clients. Autre bon point, la montée en puissance du SaaS permet désormais aux équipes techniques de gérer cette création sur mesure à distance et sans frais de déplacement.

Toutefois, ces solutions flexibles ne sortent pas toutes prêtes du four, et ont aussi pour objectif de s’adapter à l’architecture informatique spécifique de chaque société avec l’activation on non d’un certain nombre de modules. Avant d’aborder la phase opérationnelle du déploiement, plusieurs échanges seront nécessaires pour se mettre d’accord sur les paramètres à activer, et ces interactions seront d’autant plus rapides si l’entreprise sait à l’avance ce qu’elle souhaite et ne revient pas sur ses décisions.

 

2 – Chiffrez !

Concernant le budget, il est important non seulement de considérer les coûts initiaux, mais également de prendre en compte les coûts totaux sur le long terme. Là encore, le SaaS s’impose comme une révolution, car de nombreux éditeurs incluent désormais dans leurs tarifs de base l’ensemble des évolutions de l’outil postérieures au déploiement et proposent des mises à jours régulières disponibles pour tout leur portefeuille clients.

Toutefois, quelques inconnues peuvent encore faire surface, comme par exemple un nombre plus important d’utilisateurs sur l’application, ou la nécessité de souscrire à des services optionnels de démarrage initialement non prévus. TOUT le champ des possibles doit être balayé et un budget en conséquence, arrondi à la hausse, doit être alloué au projet.

 

3 –  Assignez !

Contrairement aux croyances de certaines entreprises, le déploiement d’un ERP n’est pas seulement l’affaire du service IT. Une fois installé, un logiciel ERP bouleversera le quotidien des salariés à tous les niveaux de l’entreprise, et il va donc de soi que les personnes concernées par ce changement ont tout intérêt à y prendre part dés le lancement. Différents rôles en internes doivent être prédéfinis: démarcheur, décideur, responsable informatique, formateur, administrateurs ou encore utilisateurs clés. Un organigramme clair des responsabilités de chacun constituera également une aide précieuse pour les équipes commerciales et techniques de la solution, qui sauront directement à qui s’adresser en toute circonstance.

 

4 – Objectivez !

“Il faut que ça marche” n’est pas une réponse suffisante. Les ERP remplissent des fonctions bien précises telles que l’amélioration de la performance ou la réduction des coûts. Ces indicateurs clés peuvent être déterminés dés le début du projet et servir de fil rouge à l’ensemble des équipes pendant la mise en place de l’outil. Ainsi, il sera plus aisé de justifier les coûts lors du processus de déploiement et d’évaluer un futur retour sur investissement. Les effets ne sont pas immédiats, et le remboursement total des dépenses engagées peut parfois prendre plusieurs années. Veillez donc à mettre de l’eau dans votre vin et à rester réaliste dans vos estimations. Le niveau de satisfaction aura plus de chance d’être au rendez-vous.

 

5- Et cerise sur le gâteau : ne vous dispersez pas !

On ne peut pas être au four et au moulin, et les ERP n’échappent pas à la règle. Il serait vain et même chronophage de vous lancer dans l’aventure ERP si vous n’avez que trop peu de temps à y consacrer. Outre la phase de formation sur l’outil pour laquelle vous devrez sans doute mobiliser quelques demi journées, c’est encore une fois en amont du déploiement que vous devrez vous montrer très disponibles. Les fournisseurs ont beau être des partenaires qualifiés, ils ne pourront mettre sur pied l’ensemble de l’outil si vous ne les aiguillez pas quotidiennement pour mieux les aider à comprendre vos processus de gestion interne.

De plus, l’adoption d’un ERP implique la réorganisation complète de tous vos processus opérationnels. Dans ce contexte, vos employés n’auront pas envie d’être freinés ou réquisitionnés dans une période d’activité déjà intense. Le déploiement d’un ERP n’a rien d’une sinécure, et doit être traité comme une priorité. Si un projet lourd est déjà en cours au sein de votre entreprise, mieux vaut aller au bout de celui-ci avant de signer pour un ERP.

 

C’est donc une véritable stratégie d’intégration qui doit être réalisée en amont de toute implantation de logiciel ERP. Mais si vous suivez soigneusement ces étapes, tous les ingrédients devraient être réunis pour vous garantir un déploiement réussi !